Jak szybko zwiększyć liczbę pracowników, gdy firma ma więcej zamówień?

Wzrost liczby zamówień to dla przedsiębiorstwa dobra wiadomość, ale często wiąże się również z wyzwaniami organizacyjnymi. Dotyczy to szczególnie firm produkcyjnych, logistycznych, magazynowych, handlowych czy usługowych, w których większa liczba zleceń szybko przekłada się na zapotrzebowanie na dodatkowe osoby. Klasyczna rekrutacja nie zawsze jest w takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem. Zatrudnienie nowych pracowników na stałe wymaga czasu, a przedsiębiorstwo może potrzebować dodatkowych rąk do pracy właściwie od zaraz.

Dlatego firmy coraz częściej szukają bardziej elastycznych sposobów na uzupełnienie swoich zespołów. Pozwalają one dostosować liczbę osób do aktualnego obciążenia przedsiębiorstwa, bez konieczności prowadzenia za każdym razem pełnego procesu rekrutacyjnego.

Kiedy stałe zatrudnienie nie jest najlepszym rozwiązaniem?

Zapotrzebowanie na pracowników nie zawsze utrzymuje się na takim samym poziomie przez cały rok. Dobrym przykładem są magazyny i centra logistyczne, które przed świętami czy w okresach dużych promocji mogą obsługiwać znacznie więcej zamówień. Podobnie wygląda sytuacja w produkcji, gdzie pojawienie się dużego kontraktu może wymagać szybkiego zwiększenia obsady konkretnej zmiany lub uruchomienia dodatkowej linii.

Jeżeli zwiększone zapotrzebowanie ma trwać kilka tygodni lub miesięcy, zatrudnianie wszystkich nowych osób z myślą o wieloletniej współpracy może okazać się nieefektywne. Firma musi bowiem brać pod uwagę nie tylko aktualną liczbę zleceń, ale również to, co stanie się po zakończeniu okresu zwiększonego obciążenia.

Właśnie dlatego znaczenia nabierają elastyczne modele współpracy, w których przedsiębiorstwo może zwiększać lub zmniejszać liczebność zespołu zależnie od rzeczywistych potrzeb.

Wynajem pracowników jako sposób na szybkie uzupełnienie zespołu

Jednym z rozwiązań stosowanych przez przedsiębiorstwa jest wynajem pracowników. W praktyce pozwala on pozyskać dodatkowe osoby do wykonywania określonych zadań bez konieczności samodzielnego prowadzenia całego procesu poszukiwania kandydatów.

Takie rozwiązanie może być szczególnie przydatne wtedy, gdy czas ma duże znaczenie. Firma otrzymująca niespodziewanie większe zamówienie nie zawsze może pozwolić sobie na kilka tygodni publikowania ogłoszeń, prowadzenia rozmów i wdrażania kolejnych osób.

Elastyczne zwiększenie zespołu pozwala natomiast szybciej odpowiedzieć na rosnące zapotrzebowanie i zachować ciągłość realizacji zleceń. Ma to znaczenie zwłaszcza w branżach, w których nawet kilkudniowe opóźnienie może powodować problemy na dalszych etapach produkcji lub dostaw.

Leasing pracowniczy – dlaczego firmy interesują się takim modelem?

Innym określeniem spotykanym w kontekście elastycznego korzystania z zasobów kadrowych jest leasing pracowniczy. Rozwiązania tego typu są interesujące przede wszystkim dla przedsiębiorstw, których zapotrzebowanie na personel regularnie się zmienia.

Z perspektywy firmy istotna jest przede wszystkim możliwość stosunkowo szybkiego dostosowania liczby osób do bieżącej sytuacji. Jeżeli zakład produkcyjny otrzyma duże zamówienie, może potrzebować dodatkowych operatorów, pakowaczy lub pracowników pomocniczych. Po zakończeniu realizacji kontraktu zapotrzebowanie może natomiast ponownie spaść.

Podobnie wygląda sytuacja w logistyce, gdzie liczba potrzebnych osób może być uzależniona od sezonu, wielkości dostaw czy aktualnej sprzedaży klientów obsługiwanych przez dane centrum.

Nie oznacza to oczywiście, że elastyczne formy pozyskiwania personelu powinny całkowicie zastępować własny zespół. W wielu przedsiębiorstwach najlepiej sprawdza się połączenie stałej kadry z możliwością okresowego zwiększania liczby osób.

Pracownicy tymczasowi przy sezonowych wzrostach sprzedaży

Szczególnie dobrym przykładem elastycznego podejścia do zatrudnienia są pracownicy tymczasowi. Zapotrzebowanie na ich pracę może pojawiać się w określonych miesiącach, podczas realizacji większego projektu albo w związku z nagłym wzrostem liczby zamówień.

W wielu branżach sezonowość jest możliwa do przewidzenia. Sklepy internetowe wiedzą, że końcówka roku oznacza zwykle większą liczbę zamówień. Firmy logistyczne przygotowują się na okresy wzmożonych dostaw, a część przedsiębiorstw produkcyjnych dostosowuje wielkość zespołów do sezonowego popytu na konkretne produkty.

W takich przypadkach tworzenie rozbudowanego stałego zespołu tylko po to, aby poradzić sobie z kilkutygodniowym szczytem sprzedażowym, nie zawsze jest uzasadnione ekonomicznie. Znacznie ważniejsze staje się odpowiednie zaplanowanie zasobów i zapewnienie odpowiedniej liczby osób dokładnie wtedy, kiedy są potrzebne.

Nie tylko koszty. Liczy się również czas rekrutacji

Analizując różne modele pozyskiwania personelu, przedsiębiorcy często koncentrują się na kosztach. Tymczasem równie ważnym czynnikiem jest czas.

Samodzielna rekrutacja oznacza przygotowanie i publikację ogłoszeń, selekcję zgłoszeń, kontakt z kandydatami, przeprowadzenie rozmów, wybór odpowiednich osób oraz ich późniejsze wdrożenie. Przy zatrudnianiu jednej osoby nie musi być to dużym problemem. Sytuacja wygląda jednak inaczej, kiedy przedsiębiorstwo potrzebuje kilkunastu lub kilkudziesięciu dodatkowych osób.

Czas poświęcony na rekrutację ma swoją wartość, szczególnie gdy dział HR równocześnie realizuje wiele innych zadań. Dlatego przed wyborem konkretnego rozwiązania warto uwzględnić nie tylko wysokość bezpośrednich kosztów, ale również obciążenie organizacyjne po stronie przedsiębiorstwa.

W jakich branżach elastyczne zatrudnienie sprawdza się szczególnie dobrze?

Potrzeba szybkiego zwiększania zespołów występuje przede wszystkim tam, gdzie obciążenie pracą może znacząco zmieniać się w krótkim czasie. Dotyczy to m.in. produkcji, magazynowania, logistyki, e-commerce, handlu, przetwórstwa oraz części usług.

W zakładzie produkcyjnym dodatkowe osoby mogą być potrzebne do obsługi produkcji, pakowania, kontroli jakości czy prostych prac pomocniczych. W magazynach zapotrzebowanie dotyczy często kompletacji zamówień, przyjmowania dostaw, sortowania oraz przygotowywania przesyłek.

Nie oznacza to jednak, że elastyczne modele zatrudnienia są przeznaczone wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw. Również mniejsze firmy mogą okresowo znaleźć się w sytuacji, w której liczba realizowanych zleceń przekracza możliwości obecnego zespołu.

Jak wybrać odpowiedni model pozyskania dodatkowych osób?

Punktem wyjścia powinna być analiza rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa. Innego podejścia wymaga zastępstwo pojedynczej osoby, innego sezonowe zwiększenie zespołu o kilkanaście osób, a jeszcze innego konieczność stworzenia całej dodatkowej zmiany produkcyjnej.

Warto określić przede wszystkim liczbę potrzebnych osób, przewidywany czas współpracy, zakres wykonywanych obowiązków, wymagane kwalifikacje oraz termin, w którym dodatkowa kadra powinna rozpocząć pracę.

Dopiero na tej podstawie można porównywać dostępne rozwiązania. Czasami najlepszym wyborem będzie tradycyjna rekrutacja, szczególnie gdy firma poszukuje specjalisty na stałe. W innych przypadkach korzystniejsze organizacyjnie może być skorzystanie z rozwiązania pozwalającego szybko uzupełnić zespół na określony czas.

Elastyczność kadrowa może być elementem strategii firmy

Zmienne zapotrzebowanie na pracowników nie musi oznaczać problemów z organizacją pracy. Jeżeli przedsiębiorstwo odpowiednio wcześnie przygotuje się na okresy większego obciążenia, może traktować elastyczne pozyskiwanie personelu jako stały element zarządzania zasobami.

Najważniejsze jest zachowanie odpowiednich proporcji. Stały zespół zapewnia firmie doświadczenie, wiedzę i ciągłość działania, natomiast możliwość okresowego zwiększenia obsady pozwala reagować na większą liczbę zamówień bez nadmiernego rozbudowywania struktury zatrudnienia.

Dlatego rozwiązania takie jak wynajem pracowników, leasing pracowniczy czy korzystanie z pracy osób zatrudnianych tymczasowo mogą stanowić uzupełnienie tradycyjnej rekrutacji. Ostateczny wybór powinien jednak zawsze wynikać ze specyfiki przedsiębiorstwa, długości projektu oraz rzeczywistego zapotrzebowania na dodatkowy personel.